Comissão de gestão documental do MPT-RS continua organização de arquivo geral em Santa Maria

Com centralização do acervo no município, o objetivo inicial é organizar o legado físico e liberar o espaço ocupado no auditório da unidade.

     Foi realizada na tarde de segunda-feira (22/4) a posse da nova coordenação da Comissão de Gestão Documental do Ministério Público do Trabalho no Rio Grande do Sul (MPT-RS). A nova presidente, procuradora regional Adriane Arnt Herbst, e a suplente, procuradora regional Marlise Souza Fontoura, nomeadas pela portaria 71/2024, foram recebidas pela procuradora-chefe Denise Maria Schellenberger Fernandes no gabinete da chefia. A nova equipe coordenará o processo de instalação do Arquivo Geral do MPT-RS em Santa Maria. Até o momento, com a comissão sob a coordenação dos procuradores do MPT Lourenço Agostini de Andrade e Fernanda Arruda Dutra, foi designada para Santa Maria a arquivista Leslie Mari Alves da Luz, que entrou em exercício em 15/4. Ela realizará o tratamento da massa documental do MPT-RS, com o auxílio de dois estagiários, a serem selecionados.

     “A arquivista vai elaborar um plano de conferência do tratamento documental realizado até o momento, assim como a finalização do que resta a fazer: reordenação das caixas pela data geral de arquivamento”, explica a procuradora Adriane Arnt Herbst. Ainda de acordo com a procuradora, os procedimentos com TACs serão separados em caixas específicas, para mais rápida localização no futuro, se necessário.

     O legado físico da procuradoria inclui documentos finalísticos, como termos de ajuste de conduta (TACs) e atas de audiência assinados analogicamente ou prévios à implantação do procedimento eletrônico na regional, em 2014, digitalizados para rápida consulta no sistema MPT Digital, no qual hoje todos os documentos, mesmo os entregues em formato físico no protocolo, são digitalizados e inclusos. Os originais físicos vêm sendo encaminhados para guarda na PTM de Santa Maria, que contava à época com espaço. A criação do arquivo geral no local permitirá a classificação mais precisa de quais documentos precisam de fato ser mantidos em guarda. Além disso, a arquivista poderá elaborar um manual de arquivamento, tanto de documentos físicos, como digitais, de modo a uniformizar o processo na regional.

     Santa Maria foi escolhida, de acordo com o procurador Lourenço Agostini de Andrade, presidente anterior da comissão, porque recebeu todo o acervo documental de Porto Alegre quando da mudança para sede própria, em espaço menor, em 2018. “O maior desafio foi o de transformar uma ideia surgida na comissão em uma realidade, o que exigiu a conjugação de esforços da PTM de Santa Maria e da Sede, e de servidores não só da comissão, mas também da Diretoria Regional e da Divisão de Gestão de Pessoas”, explica ele. “Mas a criação do Arquivo Central não teria sido possível sem o decisivo empenho de nossa procuradora-chefe”.

     O tratamento dos documentos em um único local, ainda de acordo com o procurador, permite ganho de eficiência. “Com a eliminação dos documentos após o seu tempo de guarda, será liberado mais espaço para receber e tratar o acervo de outras unidades, liberando nelas áreas para outras utilizações”, conclui.

Área meio

     Por sua vez, documentos da área meio, como contratos administrativos, passaram a ser 100% eletrônicos a partir do fim de 2016, quando a regional foi pioneira na implantação do MPT Cosmos, sistema que hoje gere os procedimentos da área administrativa do MPT em todo o país. Na ocasião, os arquivos físicos de cada setor foram digitalizados e o legado físico, encaminhado também para a PTM de Santa Maria.

     De acordo com a diretora regional substituta, Vanessa Secretti, também membra da comissão, mesmo os documentos anteriores à transição para o digital ocuparão pouco espaço no arquivo geral. “A maioria deles, como regra, é eliminada depois de 8 anos da aprovação de contas pelo Tribunal de Contas da União (TCU) Manteremos muito poucos deles em guarda permanente”. A prioridade inicial da comissão é liberar o auditório da PTM de Santa Maria, atualmente ocupado pelas caixas de documentos, passo necessário para a renovação do Plano de Prevenção e Proteção Contra Incêndios (PPCI) do prédio.